Privacy Policy

Nous sommes Faceland, une chaîne internationale de cliniques spécialisée dans les injections, la chirurgie et les soins de la peau aux Pays-Bas, en Belgique, en Suisse et en Allemagne. Notre mission est de dépasser les attentes de nos clients et patients en leur offrant plus de services pour moins cher. Pour ce faire, nous avons besoin de données personnelles. Celles-ci sont nécessaires pour échanger avec vous, répondre à vos questions, réaliser une consultation et constituer votre dossier patient. Nous traitons vos données avec soin et garantissons leur sécurité. Cela nous semble tout à fait logique. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les données que nous collectons et pourquoi nous en avons besoin. Nous vous informons également de vos droits, des personnes ayant accès à vos données et de leur durée de conservation.

La présente déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données personnelles des clients et des visiteurs du site web par Faceland Nederland, filiale d’Aegis FF B.V., immatriculée à la Chambre de Commerce sous le numéro 59622237, qui est considérée comme le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela inclut Faceland HBR B.V., IKV B.V., Faceland CHRS B.V., Faceland Chirurgie B.V., DRS B.V. et Faceland MDRS B.V., toutes des cliniques spécialisées dans les injections, la chirurgie et la dermatologie aux Pays-Bas. Par souci de simplicité, le terme « Faceland » sera utilisé dans la suite du texte.

Siège social de Faceland
Rivium Quadrant 2
2909 LC Capelle aan den IJssel
Pays-Bas

Faceland a désigné un délégué à la protection des données (DPO) qui supervise le traitement des données personnelles. Vous pouvez le contacter directement à l’adresse fg@facelandclinic.com.

Faceland traite vos données personnelles afin de vous fournir des soins adaptés et un service optimal. À cette fin, nous collectons également des catégories particulières de données personnelles dans un dossier client, qui contiennent des informations relatives à votre santé, telles que vos traitements et antécédents médicaux, votre médecin traitant, votre pharmacie et d’autres données pertinentes. Nous sommes également tenus, par la loi, de vous demander votre numéro de sécurité sociale à des fins de vérification d’identité.

Nous collectons également vos coordonnées, telles que vos nom, adresse, ville, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, date de naissance, coordonnées bancaires et informations de paiement. Ces données sont également collectées lorsque vous demandez des informations, vous renseignez sur nos services ou produits, sollicitez une consultation, posez une question, discutez avec nous par chat, répondez sur notre site web ou nos réseaux sociaux, ou nous contactez par tout autre moyen.

Outre les données personnelles que vous nous fournissez directement, nous pouvons également collecter, enregistrer et traiter d’autres données personnelles relatives à votre utilisation de notre ou nos sites web. Cela inclut des données concernant les appareils que vous utilisez, telles que votre adresse IP, la version de votre système d’exploitation et les paramètres de votre appareil, ainsi que des données relatives à votre utilisation du site web, telles que la durée de votre visite et le contenu consulté. Ces données sont collectées et utilisées pour analyser le comportement de navigation sur le site web. Dans certains cas, Faceland peut examiner des données personnelles ou les combiner avec des informations provenant de sources externes. Cela nous permet de garantir l’exactitude et la mise à jour de nos données.

Nous avons besoin de vos informations aux fins suivantes :

a. Consultation initiale
b. Planification
c. Traitement et suivi
d. Création du dossier patient
e. Gestion et contrôle de la qualité
f. Traitement des demandes et réclamations
g. Traitement des paiements et tenue de nos registres financiers
h. Traitement des commandes passées sur notre/nos site(s) web
i. Marketing Sécurité

Nous détaillerons ces points plus loin :

Nous allons les expliquer plus en détail ci-dessous :

Site web

Lorsque vous réservez un soin sur notre site web, nous traitons, entre autres, les données personnelles suivantes :

• Coordonnées (nom, numéro de téléphone portable, adresse e-mail)
• Date de naissance
• Sexe

Nous vous enverrons une confirmation par SMS, dans laquelle vous devrez saisir un code de vérification. Comment confirmer votre réservation.

Questionnaire et informations complémentaires
Vous recevrez ensuite un questionnaire et une confirmation de rendez-vous ou une invitation à une consultation. Avec la confirmation de rendez-vous, vous recevrez un contrat par lequel vous consentez au traitement. Nous conserverons ce questionnaire et le contrat dans votre dossier :

• Adresse
• Numéro de sécurité sociale (facultatif)
• Médecin traitant (facultatif)
• Pharmacie (facultatif)
• Référence : Comment nous avez-vous connus ? (Facultatif)
• Questionnaire concernant votre état de santé, vos médicaments, vos autres problèmes de santé et/ou maladies, ainsi que votre médecin traitant.
• Numéro de patient.
• Contrat de soins.
• Rendez-vous préliminaire.

Si vous ne remplissez pas le questionnaire en ligne, vous devrez le compléter en personne à la clinique.

Consultation.

Si vous souhaitez subir une intervention chirurgicale dans notre établissement, nous vous inviterons d’abord à une consultation, soit en présentiel, soit en ligne. Nous prendrons des notes lors de cette consultation, qui seront versées à votre dossier patient, même si l’intervention n’est finalement pas réalisée.

Compte rendu de consultation contenant des informations sur les antécédents médicaux, les traitements médicamenteux, les autres symptômes et/ou maladies

Indications:

Images:

Numéro de patient:

Identification:

Nous sommes légalement tenus de vérifier votre identité. C’est pourquoi nous vous demandons également votre numéro de sécurité sociale.

Numéro de sécurité sociale:

Nous prendrons ensuite rendez-vous avec le médecin pour votre traitement. Il est possible que nous réservions une salle de soins externe.

Date et heure du traitement, et médecin traitant

Nous consignons tous les détails concernant le traitement, les médicaments administrés et les soins postopératoires dans le dossier patient.

• Traitement, comptes rendus de traitement
• Precommandes (ex. : prothèses)
• Médicaments
• Images (photos et vidéos)
• Formulaire de suivi postopératoire
• Complications éventuelles

Nous traitons vos données personnelles afin de respecter nos obligations légales relatives à la création des dossiers patients. Toutes les données mentionnées ci-dessus sont conservées dans ces dossiers. La durée légale de conservation d’un dossier patient est de 20 ans.

Faceland s’efforce de fournir des soins optimaux. À cette fin, nous analysons les données relatives à nos traitements, notamment le type de traitement et de soins prodigués, ainsi que l’efficacité de nos processus administratifs. Bien que ces analyses utilisent des données personnelles comme sources, elles ne contiennent que des données agrégées afin d’améliorer le pilotage de l’organisation. Nous pouvons également faire l’objet d’audits externes, par exemple de la part de l’autorité de régulation des soins de santé. Faceland peut mandater un auditeur interne ou externe pour des audits financiers et le contrôle de la qualité des services. L’auditeur ou l’inspecteur peut examiner les processus et accéder à la documentation pertinente, qui peut inclure les données personnelles de nos clients. Cet accès est fondé sur une obligation légale dans le cas d’une inspection ou sur l’intérêt légitime de Faceland. Dans ces cas, l’intérêt de l’organisation pour une gestion rigoureuse prévaut sur le droit à la vie privée de ses employés. Toutefois, ces audits ne sont efficaces que si les fichiers d’échantillonnage sont examinés et testés selon des critères prédéfinis. Autrement dit, il est nécessaire de procéder à de tels contrôles aléatoires à ces fins. Faceland conclut des accords préalables avec les auditeurs concernant l’étendue des contrôles, les durées de conservation des données et la confidentialité.

Lorsqu’un client soumet une réclamation concernant nos services de santé, celle-ci est traitée par un responsable des réclamations. Les informations relatives au traitement des réclamations sont enregistrées dans un système de gestion de la qualité. Si nécessaire au règlement d’une réclamation, vos données peuvent être transmises à notre assureur responsabilité civile.

Nous traitons vos données à des fins de paiement. Nous les utilisons également pour passer les commandes nécessaires à votre traitement. Concernant les prothèses, nous sommes légalement tenus de les déclarer à un registre externe : le DBIR.

Lorsque vous passez commande sur notre site web, nous traitons vos données à cette fin et pouvons également vous envoyer des courriels vous informant de l’état de traitement de votre commande. Nous conservons également des informations sur vos commandes précédentes.

Nous utilisons également vos données à des fins de marketing et de publicité. Nous nous efforçons d’adapter le contenu de notre newsletter, de notre site web et de nos autres communications à vos centres d’intérêt et préférences. À cette fin, nous conservons l’historique de vos achats. Nous analysons également l’utilisation de nos sites web et applications afin de vous proposer un contenu pertinent. Nous utilisons des cookies, les nôtres et ceux de tiers ; vous trouverez plus d’informations dans notre Politique relative aux cookies.

Newsletter

Faceland est heureux de vous tenir informé(e) de ses services, offres et actualités grâce à sa newsletter. Lors de votre inscription, il vous sera demandé de saisir certaines données personnelles :

• Adresse e-mail : Vous recevrez la newsletter à l’adresse e-mail que vous fournirez ;
• Prénom : Nous souhaitons vous envoyer des newsletters personnalisées ;
• Date de naissance : Pour recevoir des offres spéciales ;
• Sexe : Pour recevoir des offres et d’autres informations sur les traitements pertinents ;
• Tranche d’âge : Pour recevoir des offres et d’autres informations sur les traitements pertinents ;
• Pays : Pour recevoir des offres et d’autres informations spécifiques à votre pays ;

Centres d’intérêt :

Pour recevoir des offres et d’autres informations concernant votre domaine de prédilection. Intérêts ;Département : pour recevoir des offres et autres informations sur les établissements à proximité ;Numéro de téléphone (facultatif) : pour recevoir des SMS contenant des offres intéressantes.En bas de chaque newsletter, vous trouverez un lien pour vous désabonner ou modifier vos préférences.Site web et formulaire de contactLe site web de Faceland est sécurisé. Les données que vous transmettez à Faceland via le site web sont cryptées. Lorsque vous contactez Faceland via le formulaire de contact en ligne ou le blog, il vous sera demandé de saisir certaines données personnelles :

• Titre : Formule de politesse pour nos communications ultérieures
• Prénom : Cela nous permet de prendre rendez-vous immédiatement ou de consulter votre historique de rendez-vous. Sur ce blog, nous vous appellerons par votre prénom ;
• Nom : cela nous permet de prendre rendez-vous immédiatement ou de consulter votre historique de rendez-vous ;
• Adresse e-mail : elle est requise pour vous contacter après l’envoi de votre formulaire ;
• Numéro de téléphone : si l’adresse e-mail que vous fournissez ne fonctionne pas, nous vous contacterons par téléphone ;
• Date de naissance : Faceland ne traite que les clients âgés de 18 ans et plus ;
• Objet : préciser l’objet de votre question nous permet de la transmettre à la personne compétente et d’y répondre au plus vite ;
• Votre question : à laquelle répondra Faceland
• Votre déclaration : Votre déclaration concernant notre blog (pour publication)

Analyse de l’utilisation du site web
Nous analysons l’utilisation de notre site web de manière agrégée afin d’améliorer l’expérience utilisateur et la diffusion d’informations. Nous utilisons un programme pour créer des journaux d’activité, qui enregistrent de manière anonyme les visites des utilisateurs sur notre site. Cela nous permet d’observer la navigation des visiteurs. Les pages consultées, les mouvements de souris, les clics et les saisies de données sont enregistrés. Ces enregistrements sont anonymisés afin que les données ne contiennent aucune information personnelle et que le visiteur ne puisse pas être identifié.

Enregistrements anonymes des utilisateurs

Pages de destination et indicateurs de conversion

Pour certains traitements ou campagnes, nous créons des pages de destination. Sur ces pages, vous trouverez immédiatement toutes les informations pertinentes. Vous pouvez également accéder à ces pages via les réseaux sociaux ou une publicité sur un site web tiers. Si vous cliquez sur un élément de la page d’accueil, vous serez redirigé vers www.facelandclinic.com. Nous mesurons le nombre de visiteurs sur ces pages et leur provenance. À cette fin, votre adresse IP est enregistrée.

• Origine du visiteur
• Comportement de navigation
• UID via cookie/pixel
• Adresse IP

Chat

Vous pouvez également nous contacter via le chat du site web. Vos conversations avec nous sont stockées en toute sécurité dans notre système de surveillance web. L’historique de vos échanges est conservé en toute sécurité afin que nous puissions consulter l’objet de la conversation et examiner vos questions et réclamations. Lorsque vous contactez Faceland via le chat du site web, il vous sera demandé de saisir certaines informations personnelles :

• Nom : Ce sera votre formule de politesse dans nos communications ultérieures.
• Adresse e-mail : Elle est requise afin que nous puissions vous contacter si vous fermez accidentellement la conversation.
• Numéro de téléphone : Si l’adresse e-mail que vous fournissez n’est pas valide, nous vous contacterons par téléphone.

Carte de fidélité et carte cadeau

Faceland propose le programme de fidélité Facecard et vous permet également d’offrir une carte cadeau. L’achat d’une Facecard active automatiquement de nombreux avantages, tels que des offres personnalisées. Vos données sont conservées afin de vous envoyer votre Facecard ou carte cadeau et de vérifier votre éligibilité à un bon de réduction d’une valeur spécifique. Vos données seront enregistrées.

• Nom : Il sera utilisé comme formule de politesse dans nos communications ultérieures ;
• Adresse e-mail : Elle est requise pour que nous puissions vous envoyer votre Facecard ou carte cadeau ;
• Date d’achat : Cela nous permet de savoir précisément quand la Facecard ou la carte cadeau a été achetée et quand elle expire.
• Montant de l’achat : Si vous souhaitez retourner la Facecard ou la carte cadeau, nous pouvons voir le prix que vous avez payé.

Réseaux sociaux

Faceland publie sur son site web du contenu provenant de ses propres réseaux sociaux, de ses médecins et de ses clients (avec leur accord). Cela permet aux visiteurs du site de voir les résultats des traitements réalisés dans nos établissements. Nous ne voyons que les photos des clients qui nous ont identifiés avec @facelandnederland, @facelandgermany_, @facelandbreatsurgery, @facelandswitzerland, @facelandbelgium ou avec le hashtag #faceland. Nous sélectionnons certaines photos de nos clients pour les publier sur notre site web. Ces photos ne sont publiées sur les réseaux sociaux de Faceland qu’avec l’accord du client. La publication sera visible sur notre site web après validation.

Vous pouvez également nous contacter via les réseaux sociaux Facebook, WhatsApp, Instagram, YouTube et LinkedIn. Vos messages seront enregistrés sur les plateformes mentionnées ci-dessus et dans notre système de suivi en ligne. Votre historique de contacts y sera stocké en toute sécurité afin que vous puissiez consulter les informations relatives à vos rendez-vous, ainsi que vos questions et réclamations. Les photos de nos clients ne seront publiées sur les réseaux sociaux de Faceland qu’avec leur accord.

Vous pourriez également voir des publicités de Faceland sur Facebook, Snapchat, YouTube, LinkedIn ou Instagram. En acceptant les conditions d’utilisation de Facebook ou d’Instagram, vous consentez à l’affichage de ces publicités. Pour plus d’informations, veuillez consulter les politiques de confidentialité des réseaux sociaux/fournisseurs tiers sur leurs sites web respectifs.

Nous utilisons la vidéosurveillance dans nos agences. Cela garantit la sécurité de nos clients et de nos employés, la protection de nos biens et la sécurisation de nos infrastructures et processus métier contre le vol, la fraude ou toute autre forme d’accès non autorisé. La vie privée des personnes concernées est respectée lors de la surveillance. Les enregistrements sont conservés pendant quatre semaines maximum et ne peuvent être visionnés qu’en cas d’incident et uniquement par les employés autorisés.

Pour être autorisé à traiter des données personnelles, ce traitement doit reposer sur l’un des fondements juridiques énumérés dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Chez Faceland, nous traitons vos données personnelles :

Pour l’exécution d’un contrat de soins : nous traitons certaines données afin de permettre votre traitement.

Pour le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis : par exemple, nous sommes tenus de créer un fichier client et de le conserver pendant 20 ans. La législation fiscale nous impose de conserver nos documents comptables pendant au moins 7 ans.

Avec votre consentement : nous vous demandons votre consentement pour vous contacter à des fins de marketing. Nous procédons de même lorsque nous publions votre contenu sur nos réseaux sociaux ou lorsque nous souhaitons utiliser des photos et des vidéos de vos soins.

Parce que cela est nécessaire à la poursuite d’un intérêt légitime de Faceland : cela concerne, par exemple, le domaine de la gestion de la qualité. Faceland a intérêt à améliorer la qualité et l’efficacité des soins, notamment lorsque nous utilisons la vidéosurveillance dans nos établissements afin de protéger notre sécurité et nos biens.

Organisations du groupe Faceland

Tous les employés de Faceland, y compris ceux de toutes les filiales, sont tenus au secret médical ou à une obligation contractuelle de confidentialité qui s’applique à toutes les données auxquelles ils ont accès. Cette obligation de confidentialité s’applique également aux spécialistes, au personnel temporaire, aux indépendants avec lesquels nous collaborons et aux intérimaires. Les employés n’ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Organismes de contrôle qualité

Faceland est soumise à des audits externes réalisés par l’Autorité néerlandaise de surveillance des établissements de santé, de protection de l’enfance et de la jeunesse. Par ailleurs, Faceland est certifiée ISO. Ces audits peuvent impliquer l’examen de dossiers. Les rapports sont établis uniquement à un niveau agrégé.

Fournisseurs
Faceland peut faire appel à des tiers pour la réalisation de ses services. Si ces tiers traitent des données personnelles dans le cadre de leurs services, ils agissent en tant que sous-traitants de Faceland. Nous concluons des contrats avec tous les sous-traitants afin de garantir la protection des données et la sécurité informatique.

Droit d’accès

Vous avez le droit d’accéder gratuitement et à tout moment à vos données personnelles et de recevoir des informations sur leur traitement. Ce droit d’accès comprend : des informations sur le traitement de vos données personnelles par Faceland, les données concernées, la finalité du traitement, les destinataires des données et leur origine (si connue). Vous pouvez également nous demander une copie de votre dossier client. Le secret médical reste en vigueur après un décès. Cela signifie que vos proches ne sont pas autorisés à consulter (même partiellement) votre dossier sans votre consentement exprès. [HTMLTAG4]

Droit de rectification des données personnelles collectées

Vous avez le droit de demander la rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes. Le droit de rectification vous permet de demander à Faceland de corriger, compléter, supprimer ou masquer vos données personnelles. Ce droit est possible si les données sont inexactes, incomplètes, non pertinentes au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou si elles sont utilisées de manière illicite.

Droit à l’oubli

Si Faceland n’a plus besoin de conserver ou de traiter vos données, vous pouvez nous demander d’en cesser (ou d’en limiter) le traitement, ou de supprimer tout ou partie de vos données personnelles. Nous ne pouvons pas toujours accéder à cette demande. Par exemple, nous sommes légalement tenus de conserver un dossier client pendant 20 ans. Les autorités fiscales nous imposent également de conserver les données financières pendant 7 ans. Si nous ne sommes pas en mesure de donner suite à votre demande, nous vous en indiquerons les raisons.

Droit à la portabilité des données

Vous pouvez demander les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par machine, par exemple si vous souhaitez les transférer à un autre organisme. Ceci s’applique exclusivement aux données que vous nous avez vous-même fournies.

Droit d’opposition

Si le traitement de vos données personnelles est fondé sur les intérêts légitimes de Faceland (et non sur d’autres fondements), vous pouvez vous opposer à ce traitement.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits mentionnés ci-dessus, veuillez envoyer un courriel à fg@facelandclinic.com. Vous recevrez une réponse détaillée dans un délai de quatre semaines.

Les employés de Faceland traitent toutes les données des patients avec soin. Les professionnels de santé directement impliqués dans le traitement ont accès aux données nécessaires à l’exercice de leur profession. Ces professionnels de santé sont soumis à une obligation légale de confidentialité (secret professionnel) ou liés par un accord de non-divulgation.

Faceland met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, suppression (accidentelle) ou divulgation, ainsi que contre toute autre forme d’utilisation abusive. Seuls les employés autorisés peuvent consulter vos données, et les actions effectuées sont consignées. Pour les infrastructures critiques, nous utilisons l’authentification multifacteurs. Des audits de protection et de sécurité des données sont réalisés régulièrement. Nos sites web utilisent des connexions sécurisées (Secure Sockets Layer ou SSL). Les données sont toujours transmises sous forme chiffrée, aussi bien aux parties internes qu’aux parties externes autorisées.

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité ou pour nous conformer aux obligations légales de conservation. Les données peuvent être conservées plus longtemps – sous forme anonymisée – à des fins statistiques.

Malgré nos mesures, la sécurité des informations peut présenter des vulnérabilités. Si vous pensez avoir découvert une vulnérabilité, veuillez nous en informer afin que nous puissions collaborer avec vous pour résoudre le problème au plus vite.

Si vous nous accordez un délai raisonnable pour répondre à votre signalement avant de divulguer toute information, et si vous mettez tout en œuvre pour éviter toute atteinte à la vie privée, suppression de données, ou interruption ou altération de notre service pendant votre enquête, nous n’engagerons aucune poursuite judiciaire et ne demanderons pas aux forces de l’ordre d’enquêter, sauf si nous avons des raisons de croire que vos actions ne sont pas de bonne foi. Lors du traitement d’un signalement, nous suivons les directives de divulgation coordonnée des vulnérabilités du NCSC.

Si vous nous accordez un délai raisonnable pour répondre à votre signalement, et si vous mettez tout en œuvre pour éviter toute atteinte à la vie privée, suppression de données, ou interruption ou altération de notre service pendant votre enquête, nous n’engagerons aucune poursuite judiciaire et ne demanderons pas aux forces de l’ordre d’enquêter, sauf si nous avons des raisons de croire que vos actions ne sont pas de bonne foi.

L’ensemble du contenu des sites web de Faceland est notre propriété. Cela inclut les textes, logos, illustrations et photos. Nous les avons créés, ou les images ont été publiées sur nos sites web avec l’autorisation du titulaire des droits d’auteur ou de la personne représentée. En tant que visiteur, vous n’êtes pas autorisé à copier, réutiliser ou publier le contenu de nos pages. Si vous souhaitez le faire, veuillez nous contacter afin de vérifier si cela est autorisé.

Si vous avez des questions concernant la protection des données, nous sommes là pour vous aider ! Il vous suffit d’envoyer un courriel à fg@facelandclinic.com. Conformément à la législation sur la protection des données, vous pouvez également déposer une plainte à tout moment auprès de l’autorité de contrôle légale, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles. Vous pouvez contacter la CNIL via ce formulaire.

Faceland se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité.

Février 2023